Règlement

Règlement d’occupation et de gestion de la salle CALVA de Maisières-Nimy
 
Préliminaires
CALVA : Centre d’Accueil Local de la Vie Associative
Adresse: Cité des Espinois, 79, 7020 Maisières.
Nous vous souhaitons pleine réussite pour vos activités organisées à la salle CALVA de Maisières -Nimy !

 

Utilisez ce lieu et le matériel mis à votre disposition en bon père de famille!
Rappelez-vous qu’il est strictement interdit de fumer dans le bâtiment!
Les sociétés sont considérées également comme « le locataire » dans ce règlement !
Les quelques règles prévues ci-dessous sont destinées à permettrent le bon déroulement de chacune de vos activités dans le respect des lieux, du voisinage, des autres locataires et de la bonne organisation de la gestion de la salle.
Article 1 : Compétences
1.  La gestion de la salle CALVA est de la compétence du « Comité de Gestion de la salle CALVA de Maisières-Nimy »la personne qui vous reçoit le représente (sur présentation éventuelle de sa carte du comité exécutif).
2. Le Comité de Gestion ou son représentant se réserve le droit de refuser la location sollicitée, sans devoir s’en justifier, au cas où des dégradations auraient été occasionnées lors d’une précédente occupation ou lorsque le demandeur a fait l’objet de remarques relatives à la tranquillité publique ou même encore lorsque, l’activité visée est contraire à l’ordre publique et aux bonnes mœurs. De même, si les clauses du présent contrat ne sont pas respectées.
3. Le Comité de Gestion décline toutes responsabilités en cas de vol, de réclamation par la Sabam, des conséquences du non respect de l’ordre public. (tapage nocturne, …), des pertes, détériorations, accidents ou dommages de toute nature qui résulteraient de la manifestation organisée; ainsi que d’une mauvaise utilisation du système d’alarme (déclenchement intempestif par erreur d’encodage ou code confié à des personnes de moralité douteuse)
Article 2 : Demande d’occupation :
1. Chaque année, un calendrier d’occupation de la salle par les associations membres du Comité de Gestion sera établi.
En dehors de ces dates, la salle CALVA est disponible pour location suivant le calendrier et le tarif en vigueur.
2. Toute demande d’occupation doit être adressée au responsable locationprésent le jeudi entre 17:30hr et 19:00 hr à la salle C.A.L.V.A. (sauf jours fériés, périodes de vacances et décembre).
3. La demande d’occupation doit contenir de manière précise :
·        Les nom, adresse, et numéro de contact du locataire ou/et de l’association qu’il représente,
·        L’objet de la demande de location
·        La ou les dates de location souhaitées,
·        La demande d’occupation de la cuisine si nécessaire,
·        Le choix éventuel de l’option nettoyage.
Article 3 : Contrat de location
1. Un contrat reprenant les éléments de la demande est soumis au locataire pour signature.
2. En signant ledit contrat, le locataire accepte les clauses du présent règlement et s’engage à le respecter.
 
3. Le bon de commande boissons annexé est à nous faire parvenir au moins 15 jours avant la date prévue pour la manifestation. (Voir Article 5 § 7)
Article 4 : Tarification
1. Les prix sont susceptibles d’être ajustés en fonction de l’évolution du coût de la vie ainsi que de l’évolution des charges réelles inhérentes à la gestion de la salle. L’annexe 1, reprenant l’ensemble des tarifs, sera mise à jour au moins une fois l’an (maximum 2 fois).
2. Le montant de la location est fixé en fonction du tarif en vigueur le jour de la demande d’occupation, pour autant que la location effective ait lieu dans les 6 mois. Il sera annoncé lors de la prise de renseignements et confirmé dans le contrat. Pour les locations qui auront lieu dans un délai supérieur à 6 mois, le prix annoncé ne le sera qu’à titre indicatif et sera susceptible de modification.
Article 5 : Conditions de location
1.      La réservation sera confirmée dès réception du contrat dûment complété et signé, accompagné de l’acompte (celui-ci s’élève à 50% du montant total de la location).
Le solde (les 50 % restant), doivent être versés, dans tous les cas, au minimum 15 jours avant l’occupation.
2.      Tout paiement doit être effectué sur le compte du CALVA Maisières n° 751-2021298-52 avec mention du nom, de la date de location et « acompte » ou « solde + caution » + « nettoyage » le cas échéant.
3. En cas de désistement dans la période qui précède les 3 mois avant la date de locationla moitié de l’acompte versé sera retenu à titre de dédommagement, jusqu’à ce qu’une éventuelle nouvelle location soit enregistrée pour la même date.
En cas de désistement dans la période des 3 mois avant la date de location: l’acompte sera retenu à titre de dédommagement.
4. Le nettoyage final est à charge du locataire : vaisselle, cuisine, toilettes, couloirs, salle, comptoir, …
      Il est interdit d’utiliser la lance incendie aux fins du nettoyage !!!
Le matériel nécessaire est mis à votre disposition : seaux, raclettes, brosses, torchons.
Si le nettoyage final est jugé insuffisant lors de l’état des lieux, des « frais de nettoyage exceptionnel » seront déduits de la caution en fonction de la charge du travail restant.
Si la friteuse, le lave-vaisselle, la chambre froide ont été utilisés, tout sera vidé et nettoyé ainsi que les filtres. (En cas de défaut, la caution de 250 euros ne sera pas rendue)
Ø L’option « nettoyage », qui ne comprend pas le nettoyage de la friteuse, du lave vaisselle ni de la vaisselle, mais juste le sol est réalisé par le Comité CALVA..
5. Les fournitures des sanitaires et produits d’entretien sont à charge du locataire (papier WC, désodorisant, produit vaisselle, nettoyant pour sol, …)
6. Tout locataire est tenu d’utiliser ses propres essuies vaisselle, serviettes de toilette et sacs poubelles
7. Tous les déchets seront à emporter par le locataire. Le non respect de ce poste entraîne, avant l’état des lieux, une amende de 80 euros.
8. Un contrat de boissons pour les bières et « soft drinks » est conclu avec une brasserie. Tout locataire est tenu de s’y conformer, sauf pour les vins, apéritifs, café et alcools. Nous ne reprendrons que maximum 50% de la commande totale. De plus, les fûts percés sont considérés comme utilisés !
ØUn bon de commande est annexéau contrat. (Annexe 2)
9. L’organisateur s’engage à respecter, s’il y a lieu, la législation en vigueur pour les droits d’auteur (Sabam et Rémunération Equitable à charge du locataire.)
Article 6 : Etat des lieux – Inventaire – Remise des clefs – Remise en ordre
1. A l’entrée :
 
1.1. Les clés d’accès au bâtiment ainsi que le code alarme octroyé pour la durée de la location seront remis au locataire au moment de l’état des lieux, contre accusé de réception.
1.2. Le locataire devra effectuer, en plus de l’état des lieux, un inventaire du matériel mis à disposition en compagnie d’un responsable du Comité de Gestion.
       De même, un inventaire des boissons commandées et mises à dispositions sera établi.
       Ceux-ci seront contresignés par les 2 parties.
1.3. Pour les associations membres du CALVA, le responsable est le « membre représentant »  à l’Assemblée Générale.
2. A la sortie :
 
2.1. La remise en état, la vaisselle et le rangement du mobilier sont assurés par le locataire et doivent être effectués dans les plus brefs délais (voir précision dans le contrat) : bar et cuisine en ordre (boissons, verres, vaisselle, …); ramasser les mégots, papiers, ou autres déchets abandonnés; évacuer les vidanges non consignées; ouvrir les cartons et les lier; etc. …
2.2. La salle et les abords seront restitués dans l’état dans lequel ils ont été loués : déchets évacués, tables nettoyées et rangées (surtout ne pas les replier) , chaises empilées par 10, …..
2.3. Un état des lieux et un inventaire du matériel seront effectués avec un responsable du comité de gestion, à la restitution des clefs.
ØToute dégradations aux biens loués (mobiliers ou immobiliers; à l’intérieur ou à l’extérieur), ainsi que tous les objets manquants ou détériorés seront facturés au locataire en supplément de la location et retenu sur la caution. ( y compris la vaisselle)
ØL’inventaire des boissons sera également effectué tout fût entamé sera considéré comme consommé, ainsi que toutes bouteilles ouvertes.
Les bouteilles fermées des casiers entamés ne seront pas comptabilisées. La note de frais des consommations sera payable dans les quinze jours, selon les modalités de l’article 5, point 8.
2.4. Si  le nettoyage est jugé insuffisant lors de l’état des lieux, des frais de nettoyage exceptionnel seront déduits de la caution en fonction de la charge de travail.
2.5. En cas de perte des clés, le locataire sera redevable des frais de remplacement des barillets et des clefs.
2.6. La Caution sera restituée dans les 15 jours suivant l’état des lieux et l’inventaire si aucun dégât n’a été constaté. Son remboursement se fera de la même manière que le paiement effectué (en liquide ou sur le compte qui a servi au paiement).
       Dégradations, bris ou disparitions de matériel seront facturés (par devis si nécessaire) et prélevés sur la caution.
              Si le montant dû est supérieur à la caution, le supplément devra être acquitté par le locataire dans les quinze jours de la présentation de la note de frais; à défaut, le Comité de Gestion se réserve le droit d’entamer des poursuites à l’encontre du locataire; de surcroît, il se ferait rembourser tous les frais de courrier et de poursuite qu’il aurait dû engager.
Article 7 : Respect de l’ordre public
1. Le locataire est tenu de veiller au respect des normes concernant le calme et la tranquillité publique. Il est responsable de toutes les nuisances immédiates et/ou consécutives à ses activités pendant sa location.
2. Le locataire veillera à ce que le niveau sonore émis par quelques diffusions que ce soit (orchestre, concert, sono, …) reste « raisonnable« .
3. Le locataire s’engage à ne se livrer à aucune activité bruyante ou susceptible d’incommoder les voisins, aux abords de la salle, sur les trottoirs, dans le parking et dans la rue après 22 heures : interdiction de crier et d’utiliser le klaxon; obligation de ranger son véhicule aux endroits prévus et de quitter les lieux dés que possible lors de la reprise de son véhicule. En outre, les portes du bâtiment seront fermées dès 22 heures.
4. A partir de 22 heures, la police peut intervenir.
Article 8 : Sécurité
1. Les portes de secours devront obligatoirement rester libres en permanence. Le responsable de la location veillera spécialement à desceller les serrures et dégager les accès de secours pendant la durée de l’activité où le public a accès.
2. Un test des éclairages de secours sera effectué avec le responsable de l’état des lieux.
3. Il est strictement interdit de stationner les véhicules dans l’enceinte de la salle en dehors des chargements / déchargements (l’accès doit rester libre pour les pompiers et l’ambulance, en cas de besoin). A défaut, nous retiendrons une amende de 50 euros.
4. Le locataire veillera à utiliser correctement le système de sécurité mis en place (alarme) et à ne communiquer le code qu’à des personnes de confiance.
5. Tout matériel ou objets quelconques amenés par les organisateurs le sont sous leur propre responsabilité.
6. Le locataire occupera la salle en « bon père de famille« .
     * Il veillera à respecter absolument la norme imposée par les pompiers de 99 personnes maximum dans la salle.
     * Il respectera l’interdiction de poser des vis, clous, punaises et crochets dans les murs, portes, châssis, … ainsi que l’utilisation du papier collant sur les peintures, portes, chaises, tables, châssis et vitres, … ou tout autre support susceptible d’abîmer ou de laisser des traces dans les parois.
     * De même, l’utilisation d’appareils de chauffage mobiles, de réchaud à gaz, de fumigènes, … est strictement interdit !
     * Le locataire veillera à limiter l’utilisation de l’énergie et de l’eau; il évitera toute déperdition de chaleur de la fermeture des portes et fenêtres.
     * Il veillera lors de son départ de la salle, à éteindre la lumière et le chauffage, à fermer les coupoles électriques et à activer l’alarme.
     * Le matériel mis à disposition ne pourra être en aucun cas déplacé à l’extérieur ni être cédé à un autre utilisateur.
     * Interdiction de sortir le mobilier de la salle (tables, chaises, vaisselle, …)
     * Interdiction de sortir de la salle avec un verre.
     * Interdiction d’utiliser les 6 baffles muraux dans salle sous peine de non remboursement de la caution
     * Interdiction du fumer dans le bâtiment.
7. Le locataire veillera spécialement à ce que la chaufferie reste accessible à tout moment et qu’il n’y soit entreposé ni même déposé provisoirementaucun objet d’aucune sorte sous aucun prétexte.
Article 9 : Respect du règlement
Le Comité de Gestion se réserve le droit de mandater un de ses membres pour vérifier sur place le respect du présent règlement (sur présentation de la carte nominative de membre du Comité)
Article 10 : Litige
  1. Tout litige fera l’objet d’un examen en Comité de Gestion.
  1. Tout litige non résolu en Comité de Gestion sera de la compétence des tribunaux de Mons.
  1. Toutes réclamations doit être apportées dans les 15 jours suivant la date de remise de la caution. Au delà de cette date, celles-ci seront nulles et non avenues.